Tapahtumanjärjestäjän ABC

Ennen tapahtumaa

  • Tarkista ettei tapahtuma mene toisen kiltatapahtuman tai muun koko Aaltoa koskevan tapahtuman päälle killan
    tapahtumakalenterista. Lisäksi on hyvä tarkistaa joltain
    hallituksen jäseneltä, ettei samalle päivälle ole jo suunnitteilla toista tapahtumaa, ja pyytää tätä lisäämään tapahtuma Arkkitehtikillan tapahtumakalenteriin.

  • Hallitus hoitaa mahdollisen AYY:n tilan varauksen, jotta se varataan killan nimissä eikä yksityishenkilönä.

  • Muista suunnitella tapahtuman budjetti ja ilmoittaa rahastonhoitajalle tulevista laskuista (tilavuokra, bussi jne). Jos tapahtumassa on osallistumismaksu, sovi rahastonhoitajan kanssa, miten maksut hoidetaan (tilisiirto/käteinen/kide.app). Sovi rahastonhoitajan kanssa myös osallistumismaksujen seurannasta ja karhukirjeiden lähettämisestä.

  • Muista miettiä tapahtumasi huolella, ettei sen konsepti, kuvaus, mainonta yms loukkaa tai syrji ketään. On hyvä kysyä muiden mielipidettä, jos et itse ole varma asiasta. Tärkeintä on, että tapahtumissa kaikilla on turvallinen olo!

  • Luo Facebook-tapahtuma Arkkitehtikilta-sivulle (Huom! Ei ryhmään!) tämän sivun lopussa olevien ohjeiden mukaisesti. Ohjetta noudattamalla killan viestintä pysyy yhtenäisenä ja tehokkaana. Jos sinulla ei ole oikeuksia sivulle, ota yhteyttä hallituksen jäseneen.
  • Luotuasi Facebook-tapahtuman, jaa se Arkkitehtikilta – The Guild of Architecture -ryhmään ja kirjoita oheen lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi. Itse linkin (http://www.facebook.com/events/…) voi poistaa, kun Facebook on ladannut widgetin viestisi alle. Jaa tapahtuma myös Arkkitehtikilta  -Telegram-ryhmään, ja harkinnan mukaan muualle, esimerkiksi fuksien vuosikurssi-Telegramiin.

  • Lähetä killan tiedottajalle tapahtuman nimi, aika, ja lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi viikkotiedotetta varten viimeistään tapahtumaa edeltävänä perjantaina. Muista myös linkit esim. verkkoalustalle, Facebook-tapahtumaan ja ilmoittautumiseen.

  • Pyydä killan valokuvaaja kuvaamaan tapahtumaan tai ota itse ainakin muutama kuva. Tapahtumaan liittyviä kuvia voi laittaa ennen tapahtumaa ja sen aikana killan Instagram Storyyn, ja tapahtuman jälkeen feediin.  Lähetä someen jaettavat kuvat influenssereille.

  • Mieti etukäteen tapahtumasi ekologisuutta ja kestävyyttä esimerkiksi koristeissa ja ruoka-aineissa. Koristeita ja rekvisiittaa voi askarrella tai löytää käytettynä, mutta mieti myös mitä niille tapahtuu tapahtuman jälkeen – voit kierrättää ne eteenpäin esimerkiksi Giving Away Free Stuff – Otaniemi -Telegramissa. Tutustu myös ennen tapahtumaa tilan kierrätysastioihin ja hoida kierrättäminen vähintään niiden mukaan.

  • Hae avain varattuun tilaan AYY:n keskustoimistosta samana päivänä (ellei kyseessä viikonloppu, jolloin avain haetaan edeltävänä perjantaina). Muista tarkistaa aina keskustoimiston aukioloajat etukäteen, sillä niissä on paljon poikkeuksia!

  • Tilaan saapuessasi täytä tarkastuslista osoitteessa https://lomake.ayy.fi/tilat/tarkastuslistat/.

  • Ennen tapahtuman alkua on myös hyvä määrittää joku järjestäjistä turvallisuusvastaavaksi, jotta mahdollisen hätätilanteen sattuessa tilanteen hoitaminen (esim. ambulanssin/poliisien soitto) tapahtuu hallitusti. Tämän henkilön on tärkeää pysyä toimintakykyisenä koko tapahtuman ajan. On kuitenkin hyvä muistaa, että harvat meistä on koulutettuja järjestyksenvalvojia, joten järjestäjienkään ei tarvitse vaarantaa itseään.

Tapahtuman jälkeen

 

  • Löytötavaroiden väliaikainen säilytyspaikka on kiltahuoneella, mutta löytötavaroita ei saa jättää kiltahuoneelle kahta viikkoa kauemmin. Ilmoita tapahtuman Facebook-sivulle selkeästi, missä löytötavarat ovat ja muista myös kiltiksen osoite – kaikki osallistujat eivät välttämättä tunne Otaniemeä hyvin. Muista myös ilmoittaa mihin asti löytötavaroita säilytetään ja päivämäärän mentyä hankkiudu hankkiudu niistä eroon.

  • Palauta kiltahuoneelta lainatut tavarat paikoilleen heti tapahtuman jälkeen. Jos joitakin muita tapahtumaan liittyviä tavaroita on pakko säilyttää kiltahuoneella, sovi siitä etukäteen tila- ja majavastaavan kanssa.
  • Huolehdi, että tapahtumasta jaetaan ainakin yksi kuva killan Instagram-sivulle. Julkaisun voi delegoida influenssereille. Jos tapahtumasta on otettu useita kuvia, jaetaan kuvien julkaisupaikan linkki Facebook-tapahtumassa.

  • Huolehdi, että kaikki tapahtuman raha-asioihin liittyvä jälkipyykki on hoidettu mahdollisimman pian, viimeistään kolme viikkoa tapahtuman jälkeen. Jos olet käyttänyt omaa rahaa tapahtuman järjestämiseen, muista täyttää kulukorvauslomake.

  • Mikäli olet kokenut häirintää tai todistanut häirintätilanteita, voit ottaa yhteyttä AYY:n koulutettuihin häirintäyhdyshenkilöihin Annika Mälliseen (hairinta-nainen@ayy.fi) tai Lauri Jurvaseen (hairinta-mies@ayy.fi). Palvelu on luottamuksellinen ja sähköpostisi menee vain häirintäyhdyshenkilölle.

Hyödylliset linkit:
Killan logot ja templatet
Kulukorvauksen tekeminen

Facebook-tapahtuman luominen

Facebook piilottaa aina loppupuolen tapahtumakuvauksesta. Jotta suomen- ja englanninkielinen tiedotus olisi mahdollisimman yhdenvertaista, laita aina pari riviä ydintietoa sekä suomeksi että englanniksi kuvauksen alkuun. (Esimerkki) Muista myös selventää, koskeeko tapahtuma kiltalaisia, vai onko tapahtuma myös avoin muille.

Facebook-tapahtuman esimerkkikaava:
  1. Kuva:  Luo tapahtumaasi mahdollisimman hyvin kuvaava kansikuva. Käytä kuvassa killan logoa sekä mahdollisten muiden kanssajärjestäjien logoja. Kansikuvan koko on 1920×1080 pikseliä.
  2. Otsikko: Tapahtuman nimi || Event Name
  3. Teksti: 

I kappale (max 2 riviä):
Mikä tapahtuma on kyseessä, missä, milloin ja kenelle se on kohdennettu?

II kappale (max 2 riviä):
What, where, when and for whom the event is organized?
“More information below!/English below!”

III kappale (tapahtuman markkinointi ja info):
Paljonko tapahtuma maksaa? Miten maksu suoritetaan?
Mistä ja milloin tapahtumaan ilmoittaudutaan?
Milloin ilmoittautuminen sulkeutuu?
Miksi tapahtumaan kannattaa osallistua? Mitä mielenkiintoista on luvassa? Mitä kannattaa ottaa mukaan? Mikä on tapahtuman dresscode?
Milloin lippuja myydään, missä?

IV kappale (event marketing and info):
When and where is the event held?
How much does the event cost? How to pay?
When & where to sign up for the event? When does the registration end?
Why come to the event? What cool is there to expect? What to bring to the event? What is the dresscode?
When & where are the tickets sold?

 

Päivitetty 25.1.2021