Tapahtumanjärjestäjän ABC

Ennen tapahtumaa

  • Ajankohta: Tarkista killan tapahtumakalenterista, ettei tapahtuma mene toisen kiltatapahtuman tai muun koko Aaltoa koskevan tapahtuman päälle. On hyvä tarkistaa joltain hallituksen jäseneltä, ettei samalle päivälle ole jo suunnitteilla toista tapahtumaa, ja pyytää tätä lisäämään tapahtuma Arkkitehtikillan tapahtumakalenteriin.

  • Tilavaraus: Hallitus hoitaa mahdollisen AYY:n tilan varauksen, jotta se varataan killan nimissä eikä yksityishenkilönä.

  • Talous: Muista suunnitella tapahtuman budjetti ja ilmoittaa rahastonhoitajalle tulevista laskuista (tilavuokra, bussi jne). Jos tapahtumassa on osallistumismaksu, sovi rahastonhoitajan kanssa, miten maksut hoidetaan (tilisiirto/käteinen/kide.app). Sovi rahastonhoitajan kanssa myös osallistumismaksujen seurannasta ja mahdollisesta karhukirjeiden lähettämisestä.

  • Tietosuoja: Tutustu Arkkitehtikillan tietosuojaselosteeseen ennen kuin luot ilmoittautumiskaavakkeen. Noudata tietosuojaselosteen antamia ohjeita, ja ole huolellinen tietoja säilyttäessäsi. Hävitä tiedot kuukausi tapahtuman jälkeen. Tietosuojasta voi kysyä lisää tietosuojaselosteessa nimetyltä rekisterinhoitajalta.

  • Syrjimättömyys: Muista miettiä huolella, ettei tapahtuman konsepti, kuvaus tai mainonta loukkaa tai syrji ketään. On hyvä kysyä muiden mielipidettä, jos et itse ole varma asiasta. Tärkeintä on, että tapahtumissa kaikilla on turvallinen olo!

  • Dokumentointi: Pyydä killan valokuvaaja kuvaamaan tapahtumaan tai ota itse ainakin muutama kuva. Tapahtumaan liittyviä kuvia voi laittaa ennen tapahtumaa ja sen aikana killan Instagram Storyyn, ja tapahtuman jälkeen feediin.  Lähetä someen jaettavat kuvat influenssereille.

  • Markkinointi: Luo Facebook-tapahtuma Arkkitehtikilta-sivulle (Huom! Ei ryhmään!) Killan ohjeiden mukaisesti kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Ohjetta noudattamalla killan viestintä pysyy yhtenäisenä ja tehokkaana. Jos sinulla ei ole oikeuksia sivulle, ota yhteyttä hallituksen jäseneen.

  • Luotuasi Facebook-tapahtuman, jaa se Arkkitehtikilta – The Guild of Architecture -ryhmään ja kirjoita oheen lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi. Jaa tapahtuma myös Arkkitehtikilta  -Telegram-ryhmään, ja harkinnan mukaan muualle, esimerkiksi fuksien vuosikurssi-Telegramiin.

  • Sisällytä Facebookin tapahtumatekstiin ainakin seuraavat tiedot: Paljonko tapahtuma maksaa? Miten maksu suoritetaan? Missä ja milloin tapahtumaan ilmoittaudutaan? Mitä mielenkiintoista on luvassa? Mitä kannattaa ottaa mukaan? Mikä on tapahtuman dresscode ja teema?

  • Lähetä killan tiedottajalle tapahtuman nimi, aika, ja lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi viikkotiedotetta varten viimeistään tapahtumaa edeltävänä perjantaina. Muista myös linkit esim. verkkoalustalle, Facebook-tapahtumaan ja ilmoittautumiseen.

  • Etätapahtumat: Luo etätapahtuman linkki etukäteen Aalto-tunnuksillasi. Zoom-tapahtuma luodaan Schedule meeting -toiminnolla ohjelman etusivulla. Anna tapahtumallesi aina nimi. Jos jaat Zoom-linkin julkisella alustalla kuten Facebookissa, voi Waiting roomin ottaa käyttöön. Host-oikeudet voi antaa etukäteen toiselle Aallon Zoom-tunnuksia käyttävälle. Luodun tapahtuman ja sen linkin löydät Meetings-välilehdeltä. Linkki kannattaa postata oleellisiin kanaviin jo ennen tapahtuman alkua.

  • Suunnittele etätapahtuman ohjelma huolella. Etätapahtumassa vapaa jutustelu ei vie aikaa kuten läsnäollessa, vaan osallistujille kannattaa tarjota aktiviteettejä. Hyvä etätapahtuman kesto on 1-3h. Muista tauot!

  • Ilmoita Facebookin tapahtumakuvauksessa, minkälaista osallistumista etätapahtumasi vaatii. Odotetaanko kameroiden olevan päällä, tai voiko tapahtumaan osallistua vaikka olisi lenkillä samaan aikaan?

  • Hyödynnä rohkeasti pienryhmiä, sillä niissä voi saada aikaan vapaampaa keskustelua. Biletunnelmaa voi luoda soittamalla taustamusiikkia – parhaiten se onnistuu jakamalla näytön ja äänen.

  • Ekologisuus: Mieti etukäteen tapahtumasi ekologisuutta ja kestävyyttä esimerkiksi koristeissa ja ruoka-aineissa. Koristeita ja rekvisiittaa voi askarrella tai löytää käytettynä, mutta mieti myös mitä niille tapahtuu tapahtuman jälkeen – voit kierrättää ne eteenpäin esimerkiksi Giving Away Free Stuff – Otaniemi -Telegramissa.

  • Tutustu myös ennen tapahtumaa tilan kierrätysastioihin ja hoida kierrättäminen vähintään niiden mukaan.

  • AYY:n tilat: Hae avain varattuun tilaan AYY:n keskustoimistosta samana päivänä (ellei kyseessä viikonloppu, jolloin avain haetaan edeltävänä perjantaina). Muista tarkistaa aina keskustoimiston aukioloajat etukäteen, sillä niissä on paljon poikkeuksia!

  • Tilaan saapuessasi täytä tarkastuslista.

  • Turvallisuus: Ennen tapahtuman alkua on myös hyvä määrittää joku järjestäjistä turvallisuusvastaavaksi, jotta mahdollisen hätätilanteen sattuessa tilanteen hoitaminen (esim. ambulanssin/poliisien soitto) tapahtuu hallitusti. Tämän henkilön on tärkeää pysyä toimintakykyisenä koko tapahtuman ajan. On kuitenkin hyvä muistaa, että harvat meistä ovat koulutettuja järjestyksenvalvojia, joten järjestäjienkään ei tarvitse vaarantaa itseään.

  • Mikäli koet häirintää tai todistat häirintätilannetta, voit ottaa yhteyttä AYY:n koulutettuihin häirintäyhdyshenkilöihin Annika Mälliseen (hairinta-nainen@ayy.fi) tai Lauri Jurvaseen (hairinta-mies@ayy.fi). Palvelu on luottamuksellinen ja sähköpostisi menee vain häirintäyhdyshenkilölle. Tapahtumille voi osoittaa myös omia häirintäyhdyshenkilöitä.

Tapahtuman jälkeen

  • Löytötavarat: Löytötavaroiden väliaikainen säilytyspaikka on kiltahuoneella, mutta löytötavaroita ei saa jättää kiltahuoneelle kahta viikkoa kauemmin. Ilmoita tapahtuman Facebook-sivulle selkeästi, missä löytötavarat ovat ja muista myös kiltiksen osoite – kaikki osallistujat eivät välttämättä tunne Otaniemeä hyvin. Muista myös ilmoittaa mihin asti löytötavaroita säilytetään ja päivämäärän mentyä hankkiudu hankkiudu niistä eroon.

  • Lainatavarat: Palauta kiltahuoneelta lainatut tavarat paikoilleen heti tapahtuman jälkeen. Jos joitakin muita tapahtumaan liittyviä tavaroita on pakko säilyttää kiltahuoneella, sovi siitä etukäteen tila- ja majavastaavan kanssa.

  • Dokumentointi: Huolehdi, että tapahtumasta jaetaan ainakin yksi kuva killan Instagram-sivulle. Julkaisun voi delegoida influenssereille. Jos tapahtumasta on otettu useita kuvia, jaetaan kuvien julkaisupaikan linkki Facebook-tapahtumassa.

  • Tapahtumaa varten tehtyjä läsyjä, julisteita, haalarimerkkejä ja muuta pientä voi tallettaa killan arkistoon. Sovi tästä historioitsijan kanssa.

  • Talous: Huolehdi, että kaikki tapahtuman raha-asioihin liittyvä jälkipyykki on hoidettu mahdollisimman pian, viimeistään kolme viikkoa tapahtuman jälkeen. Jos olet käyttänyt omaa rahaa tapahtuman järjestämiseen, muista täyttää kulukorvauslomake.

Hyödylliset linkit:
Killan logot ja templatet
Kulukorvauksen tekeminen

Facebook-tapahtuman luominen

Facebook piilottaa aina loppupuolen tapahtumakuvauksesta. Jotta suomen- ja englanninkielinen tiedotus olisi mahdollisimman yhdenvertaista, laita aina pari riviä ydintietoa sekä suomeksi että englanniksi kuvauksen alkuun. (Esimerkki) Muista myös selventää, koskeeko tapahtuma kiltalaisia, vai onko tapahtuma myös avoin muille.

 

Facebook-tapahtuman esimerkkikaava:
  1. Kuva:  Luo tapahtumaasi mahdollisimman hyvin kuvaava kansikuva. Käytä kuvassa killan logoa sekä mahdollisten muiden kanssajärjestäjien logoja. Kansikuvan koko on 1920×1080 pikseliä.
  2. Otsikko: Tapahtuman nimi || Event Name
  3. Teksti: 

I kappale (max 2 riviä):
Mikä tapahtuma on kyseessä, missä, milloin ja kenelle se on kohdennettu?

II kappale (max 2 riviä):
What, where, when and for whom the event is organized?
“More information below!/English below!”

III kappale (tapahtuman markkinointi ja info):
Paljonko tapahtuma maksaa? Miten maksu suoritetaan?
Mistä ja milloin tapahtumaan ilmoittaudutaan?
Milloin ilmoittautuminen sulkeutuu?
Miksi tapahtumaan kannattaa osallistua? Mitä mielenkiintoista on luvassa? Mitä kannattaa ottaa mukaan? Mikä on tapahtuman dresscode?
Milloin lippuja myydään, missä?

IV kappale (event marketing and info):
When and where is the event held?
How much does the event cost? How to pay?
When & where to sign up for the event? When does the registration end?
Why come to the event? What cool is there to expect? What to bring to the event? What is the dresscode?
When & where are the tickets sold?

 

Päivitetty 25.1.2021