Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 3.5.2018.
Viimeisin muutos 27.10.2022.
Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry
Otakaari 1A, 02150 Espoo
Mai Kovanen
sihteeri (at) arkkitehtikilta.fi
Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään ilmoittautuvilta (Rekisteröity) suostumus siihen, että heidän tietoja kerätään.
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Nimi
o Sähköpostiosoite
o Yhdistyksen jäsenyys
o Puhelinnumero
o Erityisruokavalio
o Vaihtuvat tapahtumakohtaiset lisätiedot
Rekisterin tiedot poistetaan 1 kk kuluessa tapahtuman jälkeen, tai kunnes rekisteröity on hoitanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.
Tietoja ei säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mikäli tapahtumaa on mukana toinen taho järjestämässä, luovutetaan tietoja sen mukaan, mitä tapahtuman järjestämiseen tarvitsee. Tällaisissa tapahtumissa pyydetään myös osallistujien suostumusta tietojen luovuttamiseen toisille tahoille.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla (toistaiseksi Google Drivellä). Arkkitehtikillan Google Driveen on pääsy vain Arkkitehtikillan toimijoilla, ja sitsi-ilmoittautumisiin on pääsy ainoastaan Killan Hupimestareilla. Tietoihin on pääsy vain Arkkitehtikillan vastuuhenkilöillä, sekä tarpeen vaatiessa kyseisen tapahtuman muiden järjestävien yhdistysten vastuuhenkilöillä.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, nämä kyseiset tiedot poistetaan, kun rekisteröity on suorittanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa.
