Tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 3.5.2018. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.05.2018.Viimeisin muutos 8.1.2024. 

1. Rekisterinpitäjä

Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry Otakaari 1A, 02150 Espoo 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Arkkitehtikillan Tila- ja Majavastaava Ronja Karvonen majavastaava(at)arkkitehtikilta.fi

3. Rekisterin nimi

Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään ilmoittautuvilta suostumus siihen, että heidän tietojaan kerätään.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Telegram-käyttäjätunnus

  • Yhdistyksen jäsenyys

  • Puhelinnumero

  • Erityisruokavalio 

  • Vaihtuvat tapahtumakohtaiset lisätiedot

Rekisterin tiedot poistetaan kuukauden kuluessa tapahtuman jälkeen, tai kunnes rekisteröity on hoitanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla tai sähköpostitse.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mikäli tapahtumaa on mukana järjestämässä toiset tahot, kuten muut killat tai järjestöt, luovutetaan tietoja sen mukaan, mitä tapahtuman järjestämiseen tarvitsee. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tietoja voidaan tulostaa tarvittaessa, esimerkiksi istumajärjestystä varten. Tietoihin on pääsy vain Arkkitehtikillan vastuuhenkilöillä, sekä tarpeen vaatiessa kyseisen tapahtuman muiden järjestävien tahojen vastuuhenkilöillä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekistereihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kuukauden kuluttua tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, nämä kyseiset tiedot poistetaan, kun rekisteröity on suorittanut tapahtumaan liittyvät velvollisuutensa.