Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 3.5.2018. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.05.2018
Viimeisin muutos 27.10.2022
1. Rekisterinpitäjä
Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry
Otakaari 1A, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Mai Kovanen
sihteeri (at) arkkitehtikilta.fi
3. Rekisterin nimi
Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry:n killan toimijoiden rekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Arkkitehtikillan toimijoilta pyydetään suostumus yhteystietojen säilyttämiseen tietojen keräämisen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Nimi
o Sähköpostiosoite
o Puhelinnumero
o Pestin nimi
o Erityisruokavalio
Rekisterin tiedot poistetaan 1 kk kuluessa toimikauden loppumisen jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ilman Rekisteröityjen suostumusta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan toiminta-avustushakemusta tekiessään vaaditaan liitteenä listaa yhdistysten toimihenkilöistä. Suostumusta tietojen luovuttamisesta ylioppilaskunnalle kysytään myös tietojen keräämisen yhteydessä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla (toistaiseksi Google Drive). Tietoihin on pääsy vain Arkkitehtikillan vastuuhenkilöillä, mutta rekisteröityjen nimi ja pesti julkaistaan heidän suostumuksellaan myös Arkkitehtikillan nettisivuilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Arkkitehtikilta voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Rekisterin tiedot poistetaan 1 kk kuluessa toimikauden loppumisen jälkeen.