Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 3.5.2018. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.05.2018. Viimeisin muutos 2.6.2023.
1. Rekisterinpitäjä Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry Otakaari 1A, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö Arkkitehtikillan Tila- ja Majavastaava (2023) Katri Halkonen majavastaava(at)arkkitehtikilta.fi
3. Rekisterin nimi Aalto-yliopiston Arkkitehtikilta ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää killan jäsenten yhteystietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Kotipaikka
o Koulutusohjelma (pakollinen tieto seuraavissa jäsenyysluokissa: varsinainen jäsenyys, vanha jäsenyys)
o Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys
o Sähköpostiosoite
o Sähköpostilistoihin kuuluminen
o Vapaaehtoisesti täytettävät tiedot, mikäli jäsenyyttä hakeva antaa tiedot
Rekisterissä ei säilytetä kiltaan kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla (Treanglo Oy). Tieto Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyydestä tulee www-lomakkeisiin täytettävien tietojen lisäksi HAKA-tunnistautumisen kautta (varsinainen jäsenyys).
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella (Treanglo Oy). Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Arkkitehtikillan vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan tarkastuspyyntöään. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Arkkitehtikillan jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.