Tapahtumanjärjestäjän ABC

Ennen tapahtumaa

Tarkista ettei tapahtuma mene toisen kiltatapahtuman tai muun koko Aaltoa koskevan tapahtuman päälle killan tapahtumakalenterista. Lisäksi on hyvä tarkistaa joltain hallituksen jäseneltä, ettei samalle päivälle ole jo suunnitteilla toista tapahtumaa.

Hallitus hoitaa mahdollisen AYY:n tilan varauksen, jotta se varataan killan nimissä eikä yksityishenkilönä.

Muista suunnitella tapahtuman budjetti ja ilmoittaa rahastonhoitajalle tulevista laskuista (tilavuokra, bussi jne). Jos tapahtumassa on osallista photogumismaksu, sovi rahastonhoitajan kanssa, miten maksut hoidetaan (tilisiirto/käteinen). Sovi rahastonhoitajan kanssa osallistumismaksujen seurannasta ja karhukirjeiden lähettämisestä.

Laita tapahtuman nimi, aika, ja lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi tekstimuodossa killan tiedottajalle viimeistään tapahtumaa edeltävänä perjantaina. Muista myös linkit esim. Facebook-tapahtumaan, ja ilmoittautumiseen.

Luo Facebook-tapahtuma Arkkitehtikilta-sivulle (Huom! Ei ryhmään!). Jos sinulla ei ole oikeuksia sivulle, ota yhteyttä hallituksen jäseneen. Jotta tapahtuman tiedotus varmasti onnistuu, ja jotta tapahtuma on yhtenäinen Arkkitehtikillan muun viestinnän kanssa toimi alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Jaa tapahtuma Arkkitehtikilta – The Guild of Architecture -ryhmään ja kirjoita oheen lyhyt kuvaus sekä suomeksi että englanniksi. Itse linkin (http://www.facebook.com/events/…) voi poistaa, kun Facebook on ladannut widgetin viestisi alle. Jaa tapahtuma myös telegram-ryhmään, ja harkinnan mukaan esimerkiksi fuksien vuosikurssitelegramiin.

Pyydä dokumentoija kuvaamaan tapahtumaan tai ota itse ainakin muutama kuva. Lähetä someen jaettavat kuvat somestaroille.

Tapahtuman jälkeen

Löytötavaroiden väliaikainen säilytyspaikka on kiltahuoneella, mutta löytötavaroita ei saa jättää pyörimään kiltahuoneelle kahta viikkoa kauemmin. Ilmoita tapahtuman Facebook-sivulle selkeästi, missä löytötavarat ovat ja muista myös kiltiksen osoite – kaikki osallistujat eivät välttämättä tunne Otaniemeä hyvin. Muista myös ilmoittaa mihin asti löytötavaroita säilytetään.

Huolehdi, että tapahtumasta jaetaan yksi kuva someen: Instagramiin ja Facebookkiin. Julkaisun voi delegoidan somestaroille. Jos tapahtumasta on otettu useita kuvia, lisätään kuvat killan nettisivujen galleriaan mahdollisimman pian. Lisäksi tapahtumista on hyvä kirjoittaa (tai delegoida dokumentoijille) nettisivuille artikkeli, jossa kerrotaan lyhyesti tapahtumasta ja galleriasta löytyvistä kuvista. Tästä kannattaa kertoa myös Facebook-tapahtumassa ja killan Facebook-sivulla.

Huolehdi, että kaikki tapahtuman raha-asioihin liittyvä jälkipyykki on hoidettu mahdollisimman pian, viimeistään kolme viikkoa tapahtuman jälkeen. Jos olet käyttänyt omaa rahaa tapahtuman järjestämiseen, muista täyttää kulukorvauslomake.

Hyödylliset linkit:
Killan logot ja templatet
Kulukorvauslomake

Facebook-tapahtuman luominen

Facebook piilottaa aina loppupuolen tapahtumakuvauksesta. Jotta suomen- ja englanninkielinen tiedotus olisi mahdollisimman yhdenvertaista, laita aina pari riviä ydintietoa sekä suomeksi että englanniksi kuvauksen alkuun. Muista myös selventää, koskeeko tapahtuma kiltalaisia, vai onko tapahtuma myös avoin muille.

Facebook-tapahtuman esimerkkikaava:

Otsikko: Tapahtuman nimi || Event Name
I kappale (max 2 riviä): Mikä tapahtuma on kyseessä, missä, milloin ja kenelle se on kohdennettu?
II kappale (max 2 riviä): What, where, when and for whom the event is organized? “More information below!”

III kappale (tapahtuman markkinointi ja info):
Paljonko tapahtuma maksaa? Miten maksu suoritetaan?
Mistä ja milloin tapahtumaan ilmoittaudutaan? Milloin ilmoittautuminen sulkeutuu?
Miksi tapahtumaan kannattaa osallistua? Mitä mielenkiintoista on luvassa? Mitä kannattaa ottaa mukaan?
Milloin lippuja myydään, missä?

IV kappale: (event marketing and info):
When and where is the event held?
How much does the event cost? How to pay?
When & where to sign up for the event? When does the registration end?
Why to come to the event? What cool is there to expect? What to bring to the event?
When & where are the tickets sold?